El Código de Comercio establece que “son extranjeras las sociedades constituidas conforme a la ley de otro país y con domicilio principal en el exterior“, fundamentando la figura de la sociedad extranjera en dos premisas: (i) que se haya constituido bajo las leyes de otro país; y, (ii) que tenga su domicilio principal en el exterior. Aunque la ley colombiana no ha definido qué es una sucursal de sociedad extranjera, el Código de Comercio sí dispone que si la sociedad foránea va a establecer negocios de carácter permanente en Colombia deberá abrir una sucursal con domicilio en el territorio nacional. Aplicando la definición de sucursal nacional que trae el estatuto mercantil, es posible concluir que las sucursales de sociedad extranjera son también “(…) establecimientos de comercio abiertos por una sociedad dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad (…)“.

Así las cosas, se debe entender por sucursal de sociedad extranjera, el o los establecimientos de comercio abiertos por ésta última en el territorio nacional para la ejecución de actividades permanentes. Lo anterior, permite precisar que la sucursal no es un ente autónomo distinto de su casa principal, por cuanto no goza de personería jurídica independiente.

De otra parte, para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia, debe incorporar una sucursal con domicilio en el territorio nacional, conforme lo dispone el estatuto mercantil. En toda operación debe examinarse si la actividad que va a desarrollar una sociedad extranjera en el país, implica una “actividad permanente” que la obligue a incorporar una sucursal.

El Código de Comercio colombiano no define de manera expresa qué se entiende por actividad permanente, tan sólo realiza una enumeración de actividades disímiles que considera permanentes, a saber: a) abrir dentro del territorio colombiano establecimientos mercantiles u oficinas de negocios, aunque estos solamente tengan un carácter técnico o de asesoría; b) intervenir como contratista en la ejecución de obras o en la prestación de servicios; c) participar de cualquier forma en actividades que tengan por objeto el manejo, aprovechamiento o inversión de fondos provenientes del ahorro privado; d) dedicarse a la industria extractiva en cualquiera de sus ramas o servicios; e) obtener del Estado colombiano una concesión, o que ésta le hubiere sido cedida a cualquier título, o que en alguna forma participe en la explotación de la misma; f) el funcionamiento de asambleas de asociados, juntas directivas, gerencia o administración en el territorio nacional.

Sin embargo, se ha considerado que la disposición citada debe aplicarse a cada caso concreto, según las circunstancias específicas que rodeen el desarrollo de tales actividades (su naturaleza, habitualidad o duración) en miras a determinar si ostentan un carácter de permanencia o por el contrario, de transitoriedad.

Creación.- La sucursal de sociedad extranjera es un establecimiento de comercio de una sociedad extranjera, constituido por su casa principal, razón por la cual carece de personería jurídica diferente de la de aquella. Así, debe incorporarse mediante escritura pública ante una Notaría Pública del domicilio fijado para la sucursal en Colombia.

Los siguientes son los documentos que deben protocolizarse ante la Notaría Pública para efectos de formalizar la constitución o creación de la sucursal: (i) documentos de fundación de la casa matriz de la sucursal; (ii) estatutos sociales de la casa matriz de la sucursal; (iii) resolución de apertura de la sucursal emitida por el órgano competente de la casa matriz en la que se apruebe la incorporación de la sucursal en Colombia; (iv) documentos que acrediten la existencia de la sociedad extranjera; (v) documentos que acrediten la personería de los representantes de la casa matriz.

La Notaría Pública expedirá copias de la escritura pública que contenga los anteriores documentos. Una de las copias de la escritura debe ser registrada ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sucursal, quien actúa como entidad competente del registro de las sucursales y sociedades en Colombia. Por solicitud de cualquier persona natural o jurídica, la Cámara de Comercio expedirá certificados que evidencian la existencia y representación legal de la sucursal, así como información sobre el nombre, objeto social, domicilio y capital asignado, y el nombre de sus representantes legales y revisores fiscales.

Finalmente, la sucursal de sociedad extranjera deberá registrarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, mediante la solicitud del Registro Único Tributario (RUT), el cual evidenciará el Número de Identificación Tributaria (NIT) asignado a la sucursal.

Una vez completado el trámite anterior, la sucursal podrá iniciar operaciones en Colombia.

Nombre.- Al no ser persona distinta de la sociedad extranjera que constituye su casa principal, se anuncia con el mismo nombre de ésta, adicionando la expresión “Sucursal Colombia”.

Capital asignado.- El capital de las sucursales es asignado por su casa principal y constituye, en principio, la prenda general de las obligaciones que contraiga en Colombia. Adicionalmente, el capital (señalado en el documento de incorporación de la sucursal) debe pagarse íntegramente al momento de su creación o constitución.

La casa principal tiene la opción de realizar envíos a la sucursal de inversión suplementaria al capital asignado (cuenta de balance donde se registran las disponibilidades de bienes, divisas o servicios que permanecen en la cuenta corriente de la casa principal durante la vigencia anual a la que correspondan las utilidades o aportes).

La diferencia práctica entre el capital asignado y la inversión suplementaria al capital asignado consiste en que, si se decide aumentar el capital asignado de la sucursal, debe efectuarse una reforma al acto de apertura que debe protocolizarse mediante escritura pública y registrarse en la Cámara de Comercio competente. En el caso de la inversión suplementaria, no es necesario efectuar dichos trámites.

Órganos sociales.- En razón a que la sucursal de sociedad extranjera es un establecimiento de comercio, sus órganos principales corresponden a aquellos de su casa principal. Sin embargo, para efectos de representación de la sucursal existe un mandatario general que cumple las funciones de administración del establecimiento y representación frente a terceros de la sociedad extranjera a la cual pertenece. Adicionalmente, por disposición legal, las sucursales de sociedades extranjeras están en la obligación de nombrar revisor fiscal, quien cumplirá funciones de auditoría externa.

Decisiones.- Salvo aquellas decisiones que correspondan a la administración y al giro ordinario de los negocios que se encuentren dentro de las facultades asignadas al mandatario general, todas las decisiones de importancia son adoptadas por el órgano competente de la casa principal, de acuerdo con las normas que regulen el tipo social correspondiente en el país de origen.

Causales especiales de liquidación.- Teniendo en cuenta que la sucursales una simple extensión de su casa principal y depende de ella para subsistir, ésta se liquidará según las causales que, para tal caso, se hayan pactado para la casa principal. Adicionalmente, le resultan aplicables las causales generales de disolución de las sociedades comerciales colombianas, en razón a su asimilación a las mismas, siempre que resulten compatibles con su naturaleza jurídica.

Utilidades.- Las utilidades generadas por la sucursal pueden ser giradas al exterior en su totalidad, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley.

Para mayor información sobre el tema tratado puede efectuar sus preguntas por este medio haciendo click en el título del artículo.  https://mirandalawyers.com/bloglegal/?p=438; https://mirandalawyers.com/bloglegal/?p=373; http://mirandalawyers.com/portal/?page_id=45