A continuación veremos cuáles son los pasos que se necesitan para formalizar o constituir legalmente una empresa en el Perú; también veremos los pasos necesarios para crear una sucursal de empresa extranjera.

1. Búsqueda y reserva de nombre de la empresa en los Registros Públicos – SUNARP.- Previo pago de la tasa correspondiente, de manera virtual o presencial debemos verificar en los Registros Públicos (SUNARP), que no exista en el mercado una denominación o razón social igual o semejante a otra sociedad preexistente.

Una vez que se ha verificado y constatado que no existe en el índice de sociedades de la SUNARP, denominaciones o razones sociales iguales o semejantes a la que queremos utilizar, procedemos a reservar nuestro nombre societario (reserva de preferencia registral), a efectos que otra empresa no pueda inscribirse con ese nombre, siendo efectiva la reserva por un plazo de 30 días.

Las empresas extranjeras que pretendan crear una sucursal en el Perú, obviarán este paso, puesto que la denominación o razón social que finalmente utilizarán en el Perú es la misma que tienen en su país de origen, seguido de la frase “Sucursal del Perú”.

2. Elaboración de la Minuta.- La minuta es un documento privado, elaborado y autorizado por un abogado, que contiene el acto o contrato social, a través del cual los miembros de la sociedad manifiestan su voluntad de constituir la empresa, y en donde se señalan todos los acuerdos respectivos. Este documento se debe presentar ante un notario para su elevación a escritura pública. Para la constitución de una microempresa o pequeña empresa, la utilización de la minuta es opcional, ya que se puede acudir directamente ante un notario y constituir la empresa a través de una declaración de voluntad. La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a ésta.

Para la elaboración de la minuta se necesita cumplir con los siguientes requisitos:

a)    Presentación de los documentos personales: Se debe acompañar copia simple del DNI de cada uno de los socios (en caso sean personas naturales peruanas y se encuentren en el Perú). Las personas casadas adjuntarán copia del documento de identidad del cónyuge. En el caso de socio extranjero (persona natural), se deberá acompañar copia del carné de extranjería, visa de negocio o autorización para firmar contratos expedido por la DIGEMIN, o de ser el caso, el poder otorgado a tercero para que lo represente en la suscripción de la escritura pública. Tratándose de socios nacionales o extranjeros (personas jurídicas), se requiere el acuerdo del órgano societario donde adoptan esa medida y la constancia del poder otorgado a la persona que suscribirá la escritura pública en representación de la empresa; b) señalar el objeto social de la empresa a constituirse; c) indicar el tipo de empresa o sociedad (S.A., S.R. Ltda., etc.); d) señalar el tiempo de duración de la sociedad (plazo fijo o indefinido); e) fijar la fecha en la que se va a dar inicio a las actividades comerciales; f) señalar el domicilio social (lugar donde va a funcionar la sociedad); g) señalar la denominación o razón social de la sociedad; h) indicar el lugar donde van a funcionar las agencias o sucursales (si es que las hubiera); i) indicar los aportes de cada socio, los cuales pueden ser a través de bienes dinerarios o bienes no dinerarios. Tratándose de bienes dinerarios, el aporte mínimo al momento de la constitución es del 25% del capital social; j) indicar el régimen del directorio (en caso lo hubiere), de la junta general y de la gerencia; k) señalar los deberes y derechos de los socios o accionistas; y, l) señalar los otros acuerdos que establezcan los socios.

Para la elaboración de la minuta de creación de una sucursal de empresa extranjera, se necesita contar con los siguientes requisitos: a) El certificado de vigencia de la sociedad principal en su país de origen con la constancia de que su pacto social ni su estatuto le impiden establecer sucursales en el extranjero; b) Copia del pacto social y del estatuto o los instrumentos equivalentes en el país de origen; y, c) El acuerdo de establecer la sucursal en el Perú, adoptado por el órgano social competente de la sociedad principal, que indique: (i) el capital que se le asigna para el giro de sus actividades en el país; (ii) la declaración de que tales actividades están comprendidas dentro de su objeto social; (iii) el lugar del domicilio de la sucursal; (iv) la designación de por lo menos un representante legal permanente en el país; (v) los poderes que se le confieren; y, (vi) su sometimiento a las leyes del Perú para responder por las obligaciones que contraiga la sucursal en el país.

3. Elevar la minuta a escritura pública.- La minuta se llevará a una notaría para que un notario público la revise y la eleve a escritura pública. Por lo general, los documentos que debemos llevar a la notaría junto con la minuta son: a) de ser el caso, constancia o comprobante de depósito del capital aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa; b) de ser el caso, un inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios aportados como parte del capital social; c) constancia de reserva de nombre de la sociedad expedida por la SUNARP.

Para elevar a escritura pública la minuta de creación de una sucursal de empresa extranjera, existen dos alternativas, siendo ellas las siguientes: a) a través del cónsul peruano en el país de origen de la matriz y posteriormente la firma del cónsul deberá ser refrendada por el Ministerio de Relaciones Exteriores en el Perú; y, b) ante un notario público del Perú, siendo necesario para ello otorgar previamente un poder a alguna persona para que suscriba en el Perú la escritura pública en representación de la empresa matriz.

4. Inscripción de la escritura pública en los Registros Públicos.- En la notaría se nos hará entrega del parte notarial y del testimonio respectivo. El parte notarial debemos llevarlo a los registros públicos para que se proceda con la inscripción de la sociedad. La persona jurídica existe a partir de su inscripción en los registros públicos, sin embargo, es importante señalar que los efectos jurídicos de la sociedad se retrotraen a la fecha de presentación del título a la SUNARP.

5. Obtención del RUC.- El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es lo que identifica a una persona natural o jurídica ante la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) para el pago de los impuestos. Para obtener el RUC el representante legal debe de acudir a la SUNAT con la copia literal de inscripción de la empresa, recibo de luz, agua o teléfono donde consta el domicilio fiscal y la copia de su documento de identidad.

En el caso de sucursales de empresas extranjeras, es recomendable que inicialmente el o los representantes legales permanentes sean de nacionalidad peruana; y en caso se opte porque sea extranjero se requiere que éste sea una persona que tenga un tipo de visa potencialmente generadora de renta de tercera categoría (visa de trabajo, de inversionista, etc.) o en su defecto tenga carné de extranjería. Esto es importante para que en su momento se pueda inscribir a la sucursal en el Registro Único del Contribuyente de la SUNAT, obtener el RUC y pueda iniciar operaciones.

6. Elegir el régimen tributario de la sociedad.- En la misma SUNAT, a la vez que tramitamos la obtención del RUC, debemos determinar a qué régimen tributario nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen General. Una vez que contamos con nuestro número de RUC y hemos elegido un régimen tributario, podemos imprimir los comprobantes de pago (boleta y/o factura) que vamos a utilizar, o en su defecto afiliarnos en SUNAT virtual al sistema de facturas electrónicas.

7. Comprar y legalizar libros contables.- En este paso compramos los libros contables necesarios dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido y, posteriormente, los llevamos a una notaría para que sean legalizados por un notario público.

8. Comprar y legalizar libros societarios.- En este paso compramos los libros societarios que correspondan (libro de actas de junta general de accionistas, libro matrícula de acciones, libro de actas de directorio, etc.).

9. Inscribir a los trabajadores en EsSalud.- En este paso registramos a nuestros trabajadores ante el Seguro Social de Salud (EsSalud) a través de un formulario que podemos obtener en la misma SUNAT. Este registro le permite a los trabajadores acceder a las prestaciones que otorga dicha entidad.

10. Solicitud de licencia municipal de funcionamiento.- En este paso acudimos a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicada físicamente nuestra empresa, y tramitamos la obtención de la licencia de funcionamiento.

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