Una oficina virtual (virtual office) es un servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial permanente, en un determinado país.

La oficina virtual ofrece diferentes servicios a sus clientes, que se pueden normalmente contratar por paquetes o módulos, según cada necesidad. A continuación mencionamos los principales: (a) servicio de recepción de correspondencia o maildrop; (b) servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: voice mail box (buzón de voz),  call forwarding o call redirecting (reenvío de llamadas) y call answering (recepción de llamadas por operadora); (c) servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o fax to email; (d) alquiler de oficinas y salas de reuniones por horas; (e) dirección fiscal, comercial y judicial.

¿Quiénes utilizan una oficina virtual?

Es muy útil para pequeños emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional. Mediante la oficina virtual, pueden contar con una dirección de correo física en una prestigiosa calle de cualquier ciudad. Además les permite administrar sus llamadas telefónicas de una manera más profesional.

Pueden disponer por unas horas de un despacho o sala de reuniones en un moderno edificio de oficinas, en caso de tener que atender puntualmente a algún cliente. Todo ello por un precio muy inferior al que pagarían por alquilar un despacho propio. En algunos casos incluso es posible utilizar la dirección de la oficina virtual como domicilio social y de registro de la sociedad. Para ello normalmente se fija una placa con el nombre de la empresa en el “lobby” de entrada al edificio.

También empresas medianas y grandes pueden beneficiarse de la utilización de una oficina virtual. Pueden establecer una presencia global en diferentes países a cuyos mercados quieren acceder. En una fase inicial es útil contar con un domicilio de recepción de correspondencia y de números de teléfono locales, o incluso de oficinas por horas para entrevistarse con potenciales clientes o realizar selecciones de personal de cara a un futuro establecimiento permanente.

Tipos de oficinas virtuales:

Las enfocadas a los negocios locales u onshore: Prestan servicio a pequeños negocios y empresas tradicionales a las que muchas veces sirven de domicilio social. Suelen contar con buenas instalaciones (oficinas y salas de reuniones), ya que sus clientes a menudo necesitan hacer uso de ellas para presentaciones y reuniones. Son muy rigurosas a la hora de comprobar la identidad de sus clientes.

Las enfocadas a los negocios offshore: Este tipo de oficina virtual está dedicada a gestionar el correo y las comunicaciones de sociedades offshore y de personas que buscan sobre todo privacidad. Suelen ser menos exigentes a la hora de identificar a sus clientes (aunque ya son pocos los casos en los que no se solicite al menos una copia del pasaporte) y manejan los datos personales de una manera más confidencial. En muchos casos no disponen de servicio de oficinas en alquiler, ya que sus clientes suelen llevar a cabo sus operaciones comerciales en otros lugares.

Mixtas: Por supuesto también existen oficinas virtuales que tratan de captar ambos tipos de clientes y por ello cuentan con todos los servicios necesarios. Es el caso sobre todo, de las que se sitúan en grandes centros financieros y de negocios.

Dada la experiencia y necesidades de sus clientes, la firma de abogados Miranda Lawyers brinda el servicio de alquiler de oficinas virtuales y temporales en la mejor zona financiera de Lima, Perú. La ventaja de este servicio es que se adapta a todo tipo de presupuesto, tamaño y situación. Todo se encuentra organizado para que su empresa empiece a trabajar hoy mismo. Los servicios que brinda Miranda Lawyers bajo esta modalidad son los siguientes, entre otros: a. dirección comercial en la mejor zona financiera de Lima-Perú; b. línea telefónica exclusiva para la recepción de llamadas de su empresa; c. recepción de llamadas personalizada a nombre de su empresa; d. recepción de correspondencia y atención de visitas; e. faxes de entrada y envío local (con límites); f. reporte inmediato de sus llamadas, documentación y visitas recibidas; g. dirección fiscal ante la SUNAT (sujeto a condiciones); h. exposición o presentación de un informe sobre el tratamiento legal para realizar sus inversiones en el Perú; i. cinco (5) horas al mes de oficina privada amoblada o sala de reunión, con acceso a internet, recepción de llamadas, visitas, pizarra acrílica, teléfono para conferencias, etc.

Miranda Lawyers también brinda servicios adicionales al alquiler de las oficinas virtuales y oficinas temporales, siendo ellos los siguientes: a. servicios relacionados al área contable, legal y de selección de personal; b. apoyo secretarial, alquiler por horas de oficina privada y/o sala de reunión, mensajería, impresión, escaneo de documentos, alquiler de computadoras, proyector multimedia, llamadas telefónicas, mobiliario adicional, almacenaje seguro, pizarra acrílica, teléfono para conferencias, traducciones de documentos en inglés y chino mandarín, etc.; c. servicio de contact center internacional para que las empresas tengan una relación mucho más cercana y directa con sus clientes y/o potenciales clientes (estudios de mercado, encuestas telefónicas, campañas de venta, gestión de cobro, atención de reclamos, atención de pedidos, etc.).

Cualquier información al respecto solicitarla al teléfono (511) 421 3884; (51) 945 988816 o al correo:hector@mirandalawyers.com.

Para mayor información sobre el tema tratado puede efectuar sus preguntas por este medio haciendo click en el título del artículo. http://mirandalawyers.com/portal/

Héctor Miranda Matta
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MIRANDA LAWYERS, LAW FIRM